Anwendungsfall

Kreditorenrechnungen auslesen statt abtippen

Rechnungen werden in vielen Betrieben von Hand in die Buchhaltung getippt, Position für Position. Eine Verarbeitungsstrecke liest sie stattdessen aus, schlägt Mehrwertsteuersatz und Kontierung vor und legt die Buchung zur Freigabe bereit.

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Warum das Abtippen so teuer ist

Eine Kreditorenrechnung von Hand zu erfassen dauert je nach Umfang zwei bis fünf Minuten. Bei 300 Belegen im Monat sind das zwanzig Stunden, jeden Monat, für eine Arbeit, die niemand gerne macht.

Teurer als die Zeit ist der Tippfehler, den niemand bemerkt. Eine falsche Kontierung fällt erst im Abschluss auf, ein falscher Mehrwertsteuersatz erst bei der Abrechnung, und beides zu korrigieren kostet ein Mehrfaches der ursprünglichen Erfassung.

Was die Verarbeitungsstrecke tut

Rechnungen aus PDF, aus dem Mailanhang und vom Scanner einlesen
Lieferant, Datum, Betrag, Währung und Positionen erkennen
Mehrwertsteuersatz und Kontierung vorschlagen, aus der eigenen Buchungshistorie gelernt
Gegen die Bestellung oder den Lieferschein abgleichen, wo es die gibt
Unklare Fälle markieren statt raten
Die fertige Buchung zur Freigabe bereitlegen

Was dabei herauskommt

Vier von fünf Belegen laufen ohne Nacharbeit durch

Treuhandbüro

Kreditorenrechnungen wurden von Hand in die Buchhaltung getippt. Heute liest eine Verarbeitungsstrecke PDF und Papier aus, schlägt Mehrwertsteuersatz und Kontierung vor und legt die Buchung zur Freigabe bereit. Unklare Fälle werden markiert statt geraten.

Vergleichbare Projekte: 20 bis 35 Tage · CHF 25'000 bis 50'000

Der Punkt, an dem solche Lösungen sonst scheitern

Eine Erkennung, die achtzig Prozent trifft und die restlichen zwanzig stillschweigend rät, ist schlimmer als keine. Denn dann muss jemand alle hundert Prozent nachkontrollieren, und die Zeitersparnis ist weg.

Deshalb ist die wichtigste Eigenschaft nicht die Trefferquote, sondern dass die Strecke ihre eigene Unsicherheit kennt. Was sie nicht sicher erkennt, legt sie markiert zur Seite. Der Mensch sieht dann zwanzig Fälle statt dreihundert.

Was daneben noch möglich wird

Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil erzeugen und einlesen
Spesenbelege aus Fotos erfassen, mit Zuordnung zum Projekt
Zahlungsdateien vorbereiten und gegen die Freigabe prüfen
Offene Posten und Mahnläufe aus denselben Daten

Häufige Fragen

Was vorab meistens gefragt wird

Was kostet eine automatische Belegverarbeitung?

Vergleichbare Projekte liegen bei 20 bis 35 Arbeitstagen, also CHF 25'000 bis 50'000, als Festpreis mit festem Termin.

Funktioniert das mit meiner bestehenden Buchhaltungssoftware?

In aller Regel ja. Die Buchung wird dort abgelegt, wo Sie heute buchen, über die Schnittstelle des Programms oder als Importdatei in dessen Format.

Was passiert mit Rechnungen, die das System nicht sicher erkennt?

Sie werden markiert und zur Prüfung vorgelegt, nicht geraten. Eine Strecke, die ihre Unsicherheit verschweigt, zwingt zur Kontrolle aller Belege und spart deshalb nichts.

Verlassen meine Rechnungen dabei das Haus?

Nur wenn Sie das wollen. Die Verarbeitung kann vollständig auf einem Server in Ihrem Haus laufen. Was ein Programm nicht erfassen muss, wird gar nicht erst erfasst.

Nächster Schritt

Wie viele Belege erfassen Sie im Monat von Hand?

Dreissig Minuten Gespräch, danach steht schriftlich, was eine Verarbeitungsstrecke in Ihrem Betrieb übernehmen würde, was sie kostet und wie viele Stunden sie spart.

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